Of het nu gaat om het bestuur van een pensioenvereniging, collega’s op het werk of een groep studenten, de functie voor het delen van documenten is een fantastische hulp. Het is gemakkelijk om gemeenschappelijke documenten te maken waar iedereen tegelijkertijd aan kan werken. Iedereen kan dus de tekst, spreadsheet of presentatie wijzigen – en er zijn slimme functies voor commentaar.
Laat zien zonder gedoe
Als een document eenmaal af is, moet het vaak nog opgemaakt worden en dan is het resultaat meestal een zogenaamd pdf-bestand. Het punt van pdf (portable document format) is dat het er precies hetzelfde uitziet, ongeacht welke computer, mobiel of tablet je gebruikt. Aangezien alle lettertypen en afbeeldingen in het pdf-bestand zijn opgeslagen, kan het zonder ingewikkelde installaties worden bekeken. Pdf is ook het formaat dat veel drukkers tegenwoordig gebruiken.
Met behulp van gratis programma’s zoals Adobe Acrobat Reader is het mogelijk om een PDF-document zowel te bekijken als te becommentariëren – maar alleen in het bestand op uw eigen computer. Met andere woorden, u kunt de opmerkingen van andere mensen niet zien of beantwoorden.
De oplossing die de fabrikant Adobe biedt, is dat u uw PDF-bestand uploadt naar de servers van het bedrijf en anderen vanaf hier laat werken. Het probleem is dat het een betaalde dienst is die minimaal SEK 80 per maand kost.
Wil je niet betalen, dan is er een handige gratis oplossing, namelijk om ook hier Google Drive te gebruiken. In ons voorbeeld laten we de webinterface van de computer zien, maar je kunt ook de Drive-app op je telefoon of tablet gebruiken. De indeling is ongeveer hetzelfde.
Meer kracht in Dohub
Iets belangrijks om te onthouden is dat de commentaarfunctie in Google Drive vrij eenvoudig is. Wat u kunt doen, is kleine tekstballonnen invoegen rond dingen waarvan u denkt dat ze het vermelden waard zijn. In de meeste contexten is dit voldoende, maar als je meer tools nodig hebt, kun je in plaats daarvan Dochub gebruiken.
De lay-out doet denken aan Google Drive. U uploadt uw pdf-bestand via de browser en nodigt vervolgens de deelnemers uit via e-mail. Ze kunnen dan commentaar geven op het document, maar het verschil is dat Dochub meer functies heeft. U kunt tekst invoeren, markeren met een markeerstift en tekenen met een potlood. U kunt ook smileys en andere pictogrammen invoegen.
Dochub is beschikbaar in een gratis basisversie, terwijl wie veel van de dienst wil gebruiken moet betalen.
Stap voor stap: commentaar geven op pdf-bestanden
1. Uploaden
Surf naar drive.google.com en log in zoals gewoonlijk. Om een pdf-bestand te uploaden, klikt u op Nieuw en kiest Bestand upload. Zoek het bestand, selecteer het en klik Open. U kunt het bestand ook uploaden door het te “slepen en neerzetten” in het Google Drive-venster.
2. Delen
Om het bestand te delen, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Deel. Voer de e-mailadressen in van iedereen die er toegang toe heeft en klik op het potlood aan de rechterkant om te bepalen wat ze kunnen doen. Schrijf dan een eventuele opmerking en bevestig met Versturen.
3. Beoordeling
Om het bestand te openen, dubbelklikt u erop. Je ziet het in een weergavemodus en als je er met de muis overheen gaat, verschijnt er een menu. Onderaan kun je inzoomen en scrollen tussen pagina’s en bovenaan kun je opslaan, printen en soortgelijke dingen doen.
4. Reageer…
Om een opmerking in te voeren, klikt u met de rechtermuisknop op de juiste plaats en selecteert u Voeg een reactie toe. U kunt ook een woord markeren en het pluspictogram gebruiken dat dan verschijnt. Schrijf uw opmerking en bevestig met Opmerking.
5. … en antwoord
Iedereen met toegang tot het document kan nu de opmerking zien. Natuurlijk hebben ze ook de mogelijkheid om te zeggen wat ze denken door op de opmerking te klikken, wat tekst te schrijven en te drukken Antwoorden. Zo krijg je een gemeenschappelijk discussieonderwerp.
6. Verwijderen
Of het nu gaat om opmerkingen of antwoorden, ze kunnen worden bewerkt en verwijderd met behulp van de drie puntjes aan de rechterkant. U kunt er ook voor kiezen om door te klikken Loszittend. De opmerking blijft dan staan, maar is verborgen en gemarkeerd als opgelost.